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海口市民游客中心档案管理制度
文章来源: 更新时间:2020-05-10

海口市民游客中心档案管理制度

第一章  总    则

第一条  为了规范海口市民游客中心(以下简称“中心”)内、外文件,资料、证件的管理,确保各类档案保管的规范有序和完整准确,提高档案资料查阅、使用效率,特制订本制度。本制度适用中心档案的规范管理

第二条  档案管理须做好保密工作,严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、立目、归档等工作,确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时准确;

中心办公室负责中心档案资料的保管,各科室只负责涉及本部门业务的档案资料的保管。

 

第二章  管理职责

 

第三条  中心档案实行统一管理,对各科室形成的档案资料进行收集、管理,立卷和归档。

第四条  根据国家有关档案保管期限的规定,制定本中心档案存放、销毁制度。

 

第三章 归档要求

 

第五条  档案管理员要认真履行职责,按照立卷归档范围,对采购项目完成后的档案实行严格审核,及时登记,并确保归档资料的齐全、完整和规范,整理立卷。

第六条  档案管理员接收各科室所形成的各种文件、资料时,各科室必须将归档的档案编制好移交目录,档案管理员按照目录清点无误,验收档案内容符合要求后,交接双方在移交目录上签字,一式两份,各执一份。各科室所有呈批的纸质文件原件均要交办公室留档一份(加盖公章前必须理先准备好,否则任何情况不予盖章)。

 

第四章 归档时间

 

第七条  招标项目档案在项目开评标结束后2个月内归档并移交档案室,因故不能按期整理的,应由项目负责人做出书面说明,档案管理员应定期催办。

第八条  文书档案的归档,应在每个季度,由办公室负责。文件收发文人员将纸质文书及电子文书同时整理归档,并向档案室移交归档清单。

第九条  会计档案的归档,中心实行财政委派会计管理,除中心工会账目及保证金账目外,其他会计账本及凭证资料等均移交由财政会计核算站保管。中心负责工会账目的会计人员及保证金账目的会计人员应在每年度将会计账本、凭证、发票等资料及时归档。

 

第五章 档案查阅及调用

 

第十条  中心工作人员可向档案室借阅其部门职责范围内的归档资料;外单位借用本中心档案室档案,须提供单位介绍信或协助事项说明函,经办人员的身份证复印件,工作证复印件(核实原件),并经本中心领导签字批准后方可借阅。外单位调阅仅针对公、检、法、司、监察以及相关司法或执法部门,用于办理相关办件事项时调阅之用。

第十一条  查阅摘抄档案,需登记。未经中心领导同意,不能复印、复制、公布档案资料,不能将档案带出档案室,特殊情况需要借出者,需要办理借阅手续,并及时归还。

第十二条  不准在档案资料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠、不得随意折卷或撕去其中资料。

 

第六章 档案保管

 

第十三条  档案库房门窗要坚固,并安装防护设施,下班前关好锁牢。

第十四条  档案库房要随时加锁,钥匙妥善保管,非工作人员未经批准不得进入。

第十五条  档案库房要有防火设备,对灭火器要定期检查,及时修理,保持完好的状态。

第十六条  档案库房要有防火、防虫、防尘、防鼠、防盗、防潮等用品和设备,档案管理员要及时检查,如发现药物失灵,要随时更换。

第十七条  档案管理员每季对档案保管的状况进行一次全面检查。如遇特殊情况要及时检查,并做好记录,发现问题及时向办公室汇报,采取有效措施,保护档案的安全。

 

第七章 档案销毁

 

第十八条  归档资料已过保管年限的,经办公室档案管理员申请,可进行档案销毁。

第十九条  档案管理员提出档案销毁清单及销毁内容,并登记造册。

第二十条  销毁内容应报中心领导审核批准,同时报同级档案行政管理部门备案。

第二十一条  销毁项目档案时,应邀请同级行政监督管理部门人员参加现场销毁。

第二十二条  销毁项目档案前,档案管理员和参加现场销毁人员,应认真核对清点销毁的档案,销毁后应在销毁清册上签名。

 

第八章 保管期限

 

第二十三条  政府采购文件档案保管期限15年。

第二十四条  建设工程项目文件档案保管期限15年。

第二十五条  销毁清册档案保管期限永久。

本规程由海口市民游客中心负责解释,自印发之日起执行。

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